De afgelopen jaren zijn EOR-diensten in verschillende sectoren aan populariteit gewonnen. Bedrijven moeten echter zorgvuldig evalueren hoe deze diensten in hun plannen passen. Een Employer of Record (EOR) neemt de verantwoordelijkheid op zich voor de juridische aspecten van het dienstverband, inclusief loonbeheer, administratie van voordelen en naleving van belastingregels. Hoewel het juridisch uitbesteden van de salarisadministratie aan een EOR zoals Deel.com of Remote.com een aantrekkelijke optie lijkt (omdat ze beloven uw probleem op te lossen, door de noodzaak om een lokale entiteit op te zetten te elimineren), is het belangrijk om alternatieve oplossingen te overwegen die nog meer controle en kosteneffectiviteit bieden.
Eén zo'n alternatief is om de salarisadministratie intern af te handelen met de hulp van een loonadministratiebedrijf, zoals eBranch. Met deze aanpak kunnen bedrijven de controle behouden over hun salarisprocessen en hun budget onder controle houden. Bovendien hebben buitenlandse bedrijven de mogelijkheid om zich in elk EU-land als werkgever te registreren zonder dat ze een lokaal bedrijf hoeven op te richten. (Niet) Verrassend genoeg wordt deze kosteneffectieve oplossing (ook wel interne registratie genoemd) niet eens als optie gepresenteerd in de vergelijkingstabellen van EOR's als Deel.com en Remote.com.
Bij eBranch begrijpen we hoe belangrijk het is om ondernemers te informeren over de gemakkelijkste en meest efficiënte manier om hun eerste personeelslid in een nieuwe EU-markt te verlonen. Deze blog dient als eerste stap om ondernemers te voorzien van de nodige informatie om weloverwogen beslissingen te nemen.
Om slimme keuzes te kunnen maken, moet u het hele plaatje van EOR-diensten bekijken, inclusief waar deze tekortschieten. Veel bedrijven missen de goede dingen van het zelf registreren als werkgever, zoals meer controle hebben, geld besparen met grotere teams en een sterker merk als werkgever opbouwen. Door uw huiswerk te maken over zowel EOR- als directe registratie-opties, kunt u de beste keuzes maken om uw bedrijf in andere landen te laten groeien.
Vergelijking van werkgelegenheidsmodellen voor buitenlandse bedrijven
Aspect | EOR | PEO | Interne registratie/salarisafhandeling |
Juridische werkgever | EOR | Klant bedrijf | Klant bedrijf |
Verantwoordelijkheid voor naleving | EOR | Gedeeld | Klant bedrijf |
Insteltijd | Snel | Gematigd | Snel |
Kosten voor kleine teams | Hoog | Gematigd | Laag |
Kosten voor grote teams | Hoog | Gematigd | Laag |
Controle over HR-processen | Beperkt | Gematigd | Vol |
Flexibiliteit | Hoog | Gematigd | Hoog |
Schaalbaarheid | Eenvoudig | Gematigd | Gematigd |
Merkaanwezigheid | Beperkt | Gematigd | Sterk |
Beste voor | Snelle toegang tot de markt, nieuwe markten testen | Middelgrote bedrijven, gedeelde aansprakelijkheid | Langdurige aanwezigheid, volledige controle |
Vragen die in deze blog worden beantwoord
Voors en tegens: Hoe verhoudt EOR zich tot het zelf starten als werkgever?
Belangrijkste beslissingen: Op welk moment moeten bedrijven overstappen van EOR naar registratie?
Juridische hindernissen: Welke lastige juridische kwesties komen in verschillende landen voor bij EOR?
Geld is belangrijk: Welke invloed heeft de grootte van uw team op de kosteneffectiviteit van EOR versus directe registratie?
Wanneer moet u aan EOR denken?
EOR kan voor bedrijven fungeren als startpunt om nieuwe markten te betreden zonder meteen een entiteit op te richten. Het is handig om bedrijven tijdens de R&D-fase dingen in actie te laten komen met minder initiële risico's. Maar naarmate de activiteiten zich uitbreiden, wordt het overstappen op directe registratie vaak voordeliger om het volledige marktpotentieel te bereiken en de totale controle over de activiteiten te behouden.
Wat zijn de nadelen van het gebruik van een EOR?
Hoewel EOR-services een aantal voordelen hebben, is het van cruciaal belang om de grenzen ervan te begrijpen om slimme zakelijke keuzes te kunnen maken. Dit zijn de belangrijkste beperkingen waarmee u rekening moet houden bij het afwegen van EOR tegen interne werkgeversregistratie:
Wetgevende variaties
Veel landen hebben geen duidelijke regels voor EOR, wat problemen kan veroorzaken bij het naleven van de wet. Dit gebrek aan duidelijke richtlijnen heeft invloed op hoe betrouwbaar en effectief EOR-diensten op verschillende plaatsen zijn.
Contractduurbeperkingen
Sommige Europese landen stellen strikte tijdslimieten aan EOR-overeenkomsten. Frankrijk, Spanje en Portugal staan bijvoorbeeld EOR-diensten toe voor maximaal zes maanden, terwijl Duitsland en Polen deze maximaal achttien maanden toestaan. Om deze limieten te omzeilen, maken bedrijven vaak gebruik van andere opties, zoals uitzendbureaus.
Professionele beperkingen en voordelen
Banen waarvoor speciale licenties nodig zijn, zoals artsen, advocaten en notarissen, kunnen geen gebruik maken van EOR-services. Bovendien kunnen de voordelen die via EOR worden aangeboden, minder flexibel zijn dan wat u zou krijgen als u werd aangenomen.
Kostenoverwegingen voor groei
Naarmate teams groter worden, kunnen EOR-diensten te veel kosten. De prijs per werknemer maakt het voor grote bedrijven doorgaans beter om zich als werkgever te registreren.
Vanwege deze nadelen moeten bedrijven goed nadenken of EOR past bij hun langetermijngroeiplannen. Veel groeiende bedrijven merken dat registratie hen meer controle geeft, geld bespaart en hen meer laat werken.
In Nederland worden EOR-aanbieders (uitzendbureaus) gezien als uitzendbureaus die werknemers inhuren voor andere bedrijven. Deze opzet werkt wanneer klantbedrijven over de juiste professionele licenties beschikken, maar is misschien niet de beste keuze voor groei op de lange termijn.
In markten zonder regels moeten EOR-aanbieders fulltime mensen in dienst nemen en alle verantwoordelijkheid op zich nemen. Dit wordt lastig voor banen waarvoor speciale vergunningen nodig zijn, waardoor de regeling vaak moeilijk te beheren of duur is.
Beperkte voordelen
EOR-instellingen kunnen de voordelen en beloningen voor werknemers beperken, waaronder:
Bedrijfswagens
Aandelenopties
Voordelen op maat
Kostenimpact op groeiende teams
EOR-services werken het beste wanneer bedrijven voor het eerst uitbreiden met het aanbieden van snelle oplossingen voor kleine teams die marktonderzoek doen. Maar naarmate de activiteiten zich uitbreiden, wordt de kostenstructuur per werknemer moeilijker te handhaven. Bedrijven moeten dit keerpunt afwegen op basis van hun unieke situatie.
Het kennen van deze limieten in verschillende landen is essentieel om de regels te volgen en goed om te gaan met de verwachtingen van zowel werknemers als bedrijven.
Hoe werkt een geregistreerde werkgever?
Het Employer of Record-model ontstond in de jaren zestig in de Verenigde Staten, waar bedrijven voor uitdagingen stonden bij het in dienst nemen van mensen over de staatsgrenzen heen. Tegenwoordig zijn veel teams internationaal en kan een EOR bedrijven helpen mensen uit andere landen aan te nemen.
Wanneer een bedrijf een EOR gebruikt, is er een driezijdig contract ondertekend door het bedrijf, de werknemer en de EOR:
Het bedrijf en de werknemer onderhouden een directe relatie. Het bedrijf is verantwoordelijk voor het toewijzen van hun werktaken, het beheren van de prestaties en al het andere dat met het werk zelf gepaard gaat.
De EOR is de juridische werkgever van genoemde werknemer. Zij verzorgen de administratieve en juridische verantwoordelijkheden, waaronder loonadministratie, belastingen, voordelen, compliance, enz. Mondiale EOR's kunnen ook zaken afhandelen zoals visa voor werknemers en belastingkwesties in het gastland.
De werknemer is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de verplichtingen die zijn vastgelegd in de functiebeschrijving.
Voor- en nadelen van een bekende werkgever?
Zoals bij elke zakelijke dienst of relatie, zijn er voor- en nadelen verbonden aan het inschakelen van een bekende werkgever…
Wat zijn de voordelen van een geregistreerde werkgever?
Een Employer of Record kan veel voordelen bieden. Om te beginnen kan het gebruik van een EOR een waardevolle service bieden aan bedrijven die niet de tijd of middelen hebben om het ingewikkelde papierwerk en de vereisten die gepaard gaan met het in dienst nemen van mensen af te handelen. Dit is vooral relevant voor bedrijven die uitbreiden naar verschillende werkgelegenheidsregio's (bijvoorbeeld verschillende landen of over staatsgrenzen heen in de VS).
Het wordt steeds gebruikelijker dat bedrijven activiteiten in het buitenland opzetten of mensen in dienst nemen externe werknemers die niet hoeven te reizen naar hun werk. Om aan de regels te voldoen, is er echter vaak veel meer nodig dan alleen het registreren van een belastingnummer of het indienen van jaarlijkse belastingaangiften. Het gebruik van een EOR is een efficiënte manier om een bedrijf snel uit te breiden met lokaal personeel en te voldoen aan de lokale wetgeving, terwijl het ook bescherming en voordelen biedt aan werknemers.
Een Employer of Record kan een effectieve oplossing zijn om nalevingsobstakels te overwinnen, de risico's van tewerkstelling in complexe rechtsgebieden te beperken en de activiteiten efficiënt uit te breiden.
Voor een EOR-dienstverlener zoals Deel.com, kunt u ook profiteren van hun rol in de verantwoordelijkheid als juridisch werkgever en ervoor te zorgen dat de lokale arbeidswetten en bepalingen van de respectieve landen worden nageleefd. De arbeidsrelatie wordt beheerd in overeenstemming met de wet.
Wat zijn de nadelen van een geregistreerde werkgever?
Hoewel een Employer of Record een goede optie kan zijn, zijn er nadelen – en het is niet voor elk bedrijf de juiste optie.
Ten eerste kan het werken met een EOR ertoe leiden dat mensen binnen het bedrijf het gevoel krijgen dat ze minder controle hebben. Ongeacht de mate van betrokkenheid van de EOR, kan het overdragen van het eigendom van de belangrijkste administratieve processen een uitdaging zijn.
Bovendien zal het overdragen van deze processen een grote hoeveelheid werk wegnemen van andere teams binnen het bedrijf, met name HR. Hoewel dit op zich niet slecht is, kan het wel betekenen dat veel taken worden uitbesteed en dat HR niet zo nauw betrokken zal zijn bij de dagelijkse activiteiten.
Bedrijven die een EOR gebruiken, moeten mogelijk de opzet van de interne HR-afdeling heroverwegen.
1. Kosteneffecten van In-House en EOR
Het begrijpen van de geldkant is van cruciaal belang bij het kiezen tussen interne en EOR-opties.
Directe kosten
Intern: Voor het opzetten van een intern team zijn grote uitgaven vooraf nodig aan het opzetten en de infrastructuur van de juridische entiteit. Maar deze investering brengt op de lange termijn kostenvoordelen en meer controle met zich mee.
EOR: EOR-services hebben vooraf minder geld nodig, maar de lopende kosten kunnen in de loop van de tijd oplopen en misschien wel meer kosten dan de interne kosten.
Indirecte kosten
Intern: Extra kosten omvatten HR-training en lokale aanpassingen, maar deze investeringen creëren waardevolle interne vaardigheden.
EOR: Hoewel aanbieders veel indirecte kosten voor hun rekening nemen, kan het gebrek aan directe controle het groeipotentieel van bedrijven beperken.
Schaalbaarheidskosten
Intern: Schalen met een intern model vergt zorgvuldig resourcebeheer, maar levert strategische voordelen op. De eerste investering in de beheerinfrastructuur en compliancesystemen bouwt een sterke basis op voor groei en controle van de activiteiten.
EOR: EOR's bieden snelle schaalmogelijkheden, maar kunnen de flexibiliteit van de langetermijnstrategie en de controle over groeikeuzes beperken.
2. Compliance en risicobeheer
Het beheren van de mondiale compliance heeft invloed op de manier waarop bedrijven omgaan met lokale arbeidswetten en -regels. Hier ziet u hoe elk model deze problemen aanpakt:
Nalevingslast
Intern: Het opbouwen van interne compliance-knowhow kost in eerste instantie geld, maar het creëert waardevolle bedrijfskennis en een sterkere marktaanwezigheid. Deze aanpak maakt direct toezicht op de wettelijke vereisten mogelijk en helpt bij het opbouwen van duurzame bedrijfsexpertise.
EOR: Hoewel EOR's compliancetaken uitvoeren, kan deze overdracht de interne kennisgroei beperken.
Risicofactoren
Intern: Het beheren van de naleving maakt een betere risicobeheersing en een snelle reactie op regelwijzigingen mogelijk, waardoor sterkere lokale banden kunnen worden opgebouwd.
EOR: Hoewel aanbieders met compliancerisico's omgaan, kan deze afhankelijkheid van buitenaf strategische keuzes beperken.
Gegevensprivacy en beveiliging
Intern: Teams binnen het bedrijf hebben directe controle over de manier waarop ze gegevens beschermen en ervoor zorgen dat deze voldoen aan de bedrijfsnormen.
EOR: Hoewel providers diensten aanbieden om gegevens te beschermen, kunnen bedrijven het moeilijk vinden om beveiligingsmaatregelen aan te passen.
3. Controleniveau en werkgeversbranding
Controle over de gang van zaken en de merkidentiteit zijn nog steeds van groot belang bij het aannemen van personeel. Elk model heeft zijn eigen voordelen.
Controle door werkgever
Intern: Het runnen van een intern team geeft u volledige controle over hoe werknemers werken en passen in de cultuur. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat uw merkwaarden en werkcultuur consistent blijven. U kunt ook het beleid en de praktijken van het bedrijf in praktijk brengen.
EOR: EOR's zorgen voor taaktoezicht en voeren administratieve taken uit. Deze opzet verhoogt de efficiëntie, maar vermindert de directe controle over HR-taken.
Ervaring van medewerkers
Intern: Het beheren van de medewerkersreis zorgt voor merkconsistentie en stelt bedrijven in staat om op maat gemaakte betrokkenheidsprogramma's te creëren, hoewel aanpassing aan verschillende regio's zorgvuldig moet worden overwogen.
EOR: EOR's brengen lokale HR-knowhow mee om de naleving van regionale regels te garanderen en bieden effectief personeelsbeheer met minder intern toezicht.
Employer brand in nieuwe markten
Intern: Het inhuren in een markt getuigt van betrokkenheid op de lange termijn en bouwt de reputatie van het merk in die regio op.
EOR: EOR-partnerschappen maken snelle toegang tot markten mogelijk, maar kunnen de directe merkzichtbaarheid beperken.
Kijken naar uw keuzes om uw eerste medewerker in het buitenland in dienst te nemen
Uw keuze tussen interne en EOR-modellen hangt af van wat u wilt bereiken:
Kosten: Het intern opzetten vergt een grote investering vooraf, maar geeft u op de lange termijn controle en aanwezigheid op de markt. EOR's bieden kosten die u kunt voorspellen en aanpassen.
Naleving: Het intern beheren van de compliance, hoewel er veel middelen voor nodig zijn, bouwt nuttige kennis op binnen uw bedrijf. EOR's zorgen voor compliance, maar u heeft minder directe controle.
Controle en branding: Met interne activiteiten kunt u meer zeggenschap krijgen over de manier waarop u medewerkers aanstuurt en hoe u deze aansluit bij uw cultuur. Dit werkt goed voor bedrijven die een sterke merkaanwezigheid willen. EOR's zijn misschien efficiënt, maar ze kunnen de mate waarin u dingen kunt beheren, beperken.
Bedrijven met grote budgetten en duidelijke marktplannen halen het meeste uit het opzetten van hun eigen kantoren voor succes op de lange termijn en marktcontrole.
Vergelijking van werkgelegenheidsmodellen voor buitenlandse bedrijven met kostenramingen
EOR | PEO | Interne registratie/salarisafhandeling | |
Juridische werkgever | EOR | Klant bedrijf | Klant bedrijf |
Verantwoordelijkheid voor naleving | EOR | Gedeeld | Klant bedrijf |
Insteltijd | Snel | Gematigd | Langzaam |
Kosten voor 6000 EUR/maand salaris | 6600 EUR/maand | Gematigd | 6010 EUR/maand |
Kosten voor grote teams | Hoog | Gematigd | Laag |
Controle over HR-processen | Beperkt | Gematigd | Vol |
Flexibiliteit | Hoog | Gematigd | Hoog |
Schaalbaarheid | Eenvoudig | Gematigd | Complex |
Merkaanwezigheid | Beperkt | Gematigd | Sterk |
Beste voor | Snelle toegang tot de markt, nieuwe markten testen | Middelgrote bedrijven, gedeelde aansprakelijkheid | Langdurige aanwezigheid, volledige controle |
Aannames:
Salaris van de werknemer: 6000 EUR/maand
EOR-tarief: 600 EUR/maand
Interne registratie: 10 EUR/personeelslid/maand voor doorlopende loonadministratie (geen andere kosten)
eBranch: uw wereldwijde payrollpartner
eBranch maakt wereldwijd werven eenvoudig en conform de regels: u hoeft geen lokale kantoren op te zetten.
Onze HR Outsourcing-oplossingen combineren geavanceerde software met deskundige menselijke hulp om uw wereldwijde personeelsbestand goed te beheren.Waarom voor ons kiezen?
Compliancebeheer: Ga probleemloos om met lokale regels.
Afhandeling van loonadministratie en voordelen: Zorg op tijd voor de loonadministratie, belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Lokale expertise: Maak gebruik van onze diepgaande kennis van het arbeidsrecht.
Aanpasbare opties: Groei wereldwijd met op maat gemaakte benaderingen.
Directe dienst: Personeel inhuren 15+ landen via onze kantoren – zonder verborgen kosten.
Geen leercurve: Wij zorgen voor alles: u hoeft geen platforms te leren of werknemers op te leiden.
Werkgeversbelastingregistratie voor buitenlandse bedrijven
Als het bedrijf eenvoudigweg buitenlandse werknemers in dienst moet nemen die in een ander rechtsgebied wonen, is een belastingregistratie voor buitenlandse werkgevers vereist. Het is een veel voorkomende misvatting dat een bedrijf een filiaal of dochteronderneming in het buitenland moet registreren voordat het lokale werknemers kan inhuren, maar dit is niet altijd het geval. Er zijn drie belangrijke factoren die bepalen welke handelwijze nodig is:
Werkt de buitenlandse werknemer op afstand (vanuit huis of vanuit een gehuurde ruimte)?
Werkt de buitenlandse medewerker in het veld bij de klant?
Moet u klanten factureren in het rechtsgebied waar de werknemer werkt?
Is de werknemer woonachtig in het land waar u hem/haar in dienst wilt nemen?
Wat de werkgelegenheidssituatie ook is, er zijn verschillende aspecten waarmee rekening moet worden gehouden bij het in dienst nemen van buitenlandse werknemers in het buitenland. Euro Company Formations kan de beste oplossing vinden op basis van de antwoorden op deze vragen en de lokale wetgeving in het rechtsgebied waar het bedrijf buitenlandse werknemers wil inhuren.
Vergelijking van procedures voor loonafhandeling en tijdlijnen voor buitenlandse bedrijven
Procedure | EOR | PEO | In eigen huis |
Initiële installatie | 1-2 weken | 2-4 weken | Onmiddellijk |
Inwerken van medewerkers | 1-3 dagen | 3-5 dagen | Onmiddellijk (werkgeversregistratie in Parell) |
Salarisverwerking | Geautomatiseerd | Halfautomatisch | Handmatig of semi-automatisch |
Belastingberekeningen | Verzorgd door EOR | Gedeelde verantwoordelijkheid | Bedrijfsverantwoordelijkheid (ondersteund door eBranch) |
Voordeeladministratie | Beperkte opties | Aanpasbaar | Volledig aanpasbaar |
Nalevingsbeheer | Volledig beheerd door EOR | Gedeelde verantwoordelijkheid | Verantwoordelijkheid van het bedrijf |
Payroll-cyclus | Vast (meestal maandelijks) | Flexibele | Volledig flexibel |
Rapportage aan het einde van het jaar | Verzorgd door EOR | Bijgestaan door PEO | Bedrijfsverantwoordelijkheid (softwareoplossing van eBranch) |
Kostenstructuur | Vergoeding per medewerker (ca. 500-750 EUR pm!) | % van de loonsom of vaste vergoeding (ongeveer 250 EUR pm) | 10 EUR pm per medewerker + eBranch-lidmaatschap |
Schaalbaarheid | Gemakkelijk, maar kostbaar voor grote teams | Gematigd | Eenvoudig, eBranch kan grote teams aan, maar wellicht zijn extra HR-oplossingen gewenst |
Opmerking: Tijdlijnen en procedures kunnen variëren, afhankelijk van specifieke landen, bedrijfsgrootte en complexiteit van de activiteiten.
Registratie werkgever
Juridisch gezien moet een bedrijf, wanneer het buitenlandse werknemers in het buitenland in dienst wil nemen, zich registreren bij de lokale (belasting)dienst in het land voordat het legaal werkgever kan worden.
Anders overtreedt u mogelijk de arbeidswetgeving, wat tot boetes kan leiden.
In de praktijk is dit scenario echter niet ongebruikelijk en vormt het nauwelijks een risico.
Maar velen zeggen: beter veilig dan sorry, en daarom is het raadzaam om de registratievereisten van lokale werkgevers te onderzoeken voordat u buitenlandse werknemers aanneemt. Er zijn bepaalde regels en voorschriften die van toepassing zijn op de belastingregistratie van werkgevers in verschillende gebieden en er moet rekening worden gehouden met extra controle.
Nieuwe medewerkers
Mogelijk is een arbeidsovereenkomst in de lokale taal vereist, evenals arbeidsvoorwaarden zoals een ziektekostenverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering, pensioen of andere regelingen. Nieuwe werknemers moeten worden geregistreerd, evenals algemene informatie zoals de naam van het bedrijf, het werkgeversidentificatienummer en het adres.
Als uw bedrijf personeel heeft dat in een bepaald jaar in een buitenlandse belastingjurisdictie werkt of voor een bepaalde periode naar een ander rechtsgebied verhuist, is het van cruciaal belang dat de lokale en internationale belastingwetten worden nageleefd. Belasting- en socialezekerheidsaanvragen voor zowel werknemers als werkgevers in het thuis- en gastland zijn de belangrijkste overwegingen die moeten worden gevolgd.
Hoe kan ik solliciteren?
Als u geïnteresseerd bent in het uitbreiden van uw bedrijf naar het buitenland en buitenlandse werknemers in dienst moet nemen die op de nieuwe markt wonen, helpt eBranch u graag met een aanvraag voor belastingregistratie voor buitenlandse werkgevers. Wij zullen uw aanvraag voorbereiden en ervoor zorgen dat alle vereiste documentatie aanwezig is voordat deze wordt ingediend bij de belastingdienst in de opgegeven rechtsgebieden.
De belastingregistratieservice voor buitenlandse werkgevers van eBranch omvat:
Werknemersregistratie bij de Belastingdienst
Aanvraag registratienummer (BSN-nummer)
Aanvullende diensten afhankelijk van de gekozen jurisdicties (Payrollafhandeling)
De termijn voor deze aanvraag varieert afhankelijk van de betreffende Belastingdienst tussen de 2-3 weken, maar de loonafhandeling kan al direct beginnen en uw eerste werknemer hoeft niet te wachten op de afronding van het Registratieproces als Werkgever.(Sommige uitzonderingen in EU-landen kunnen van toepassing zijn, zoals in het geval van gedetacheerde werknemers).
Opmerkingen