Als oprichter van een Nederlands bedrijf bent u tijdens uw zakenreis waarschijnlijk de term ‘UBO’ tegengekomen. Maar wat is een UBO precies en waarom is het voor uw onderneming van cruciaal belang om UBO-gegevens te melden? Bij House of Companies streven we ernaar om deze wettelijke vereisten te ontrafelen, zodat u er met vertrouwen en naleving van kunt omgaan.
Wat is een UBO?
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. In wezen is een UBO iedere natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een onderneming. Maar laten we dit verder uitsplitsen:
Ultiem: De persoon aan het einde van de eigendomsketen.
Gunstig: De persoon die de voordelen van eigendom geniet, zelfs als het actief op naam van iemand anders staat.
Eigenaar: De persoon die een aanzienlijk niveau van controle of eigendom in het bedrijf heeft.
In Nederland wordt een persoon als UBO beschouwd als hij:
Houd meer dan 25% van de aandelen in het bedrijf
Kan meer dan 25% van de stemrechten uitoefenen
Hebben het recht om de meerderheid van de bestuursleden te benoemen of te ontslaan
Kan via andere middelen effectieve controle over het bedrijf uitoefenen
Scenario's: Wie kwalificeert als UBO?
Laten we vier verschillende scenario’s onderzoeken om beter te begrijpen wie als UBO kan worden beschouwd:
Scenario 1: De meerderheidsaandeelhouder
Maak kennis met Anna: Anna bezit 60% van de aandelen in TechInnovate BV, een Nederlandse tech startup. Ze is actief betrokken bij de strategische beslissingen van het bedrijf.
HOEST-status: Anna is duidelijk een UBO. Ze bezit meer dan 25% van de aandelen en beschikt over aanzienlijke stemrechten, waardoor ze substantiële controle over het bedrijf heeft.
Rapportagevereiste: TechInnovate BV moet Anna als UBO melden, inclusief gegevens over haar 60% aandelenbezit.
Scenario 2: De invloedrijke minderheidsaandeelhouder
Maak kennis met Bart: Bart bezit 20% van de aandelen in GreenEnergy BV. Hoewel dit onder de drempel van 25% ligt, heeft Bart speciale stemrechten gekregen in de statuten van het bedrijf, waardoor hij een veto kan uitspreken over belangrijke bedrijfsbeslissingen.
HOEST-status: Ondanks dat hij minder dan 25% van de aandelen bezit, wordt Bart beschouwd als een UBO vanwege zijn vermogen om effectieve controle uit te oefenen via zijn bijzondere stemrechten.
Rapportagevereiste: GreenEnergy BV moet Bart als UBO melden, met vermelding van zowel zijn aandelenbezit als zijn bijzondere stemrecht.
Scenario 3: De stille partner
Maak kennis met Carla: Carla bezit geen aandelen in FashionForward BV, maar heeft wel een aanzienlijke lening verstrekt aan het bedrijf. De leningsovereenkomst geeft Carla het recht om drie van de vijf bestuursleden te benoemen.
HOEST-status: Carla kwalificeert als UBO. Hoewel ze geen aandelen bezit, kan ze wel controle uitoefenen door de meerderheid van de bestuursleden te benoemen.
Rapportagevereiste: FashionForward BV moet Carla als UBO melden, waarbij haar vermogen om bestuursleden te benoemen wordt toegelicht als basis voor haar UBO-status.
Scenario 4: De complexe eigendomsstructuur
Maak kennis met David: David bezit 100% van HoldCo BV, die op zijn beurt 30% van de aandelen in DutchTrade BV bezit. HoldCo BV is de grootste aandeelhouder van DutchTrade BV.
HOEST-status: David wordt beschouwd als de UBO van DutchTrade BV. Hoewel hij niet direct aandelen in DutchTrade BV bezit, controleert hij indirect meer dan 25% van het bedrijf via zijn eigendom van HoldCo BV.
Rapportagevereiste: DutchTrade BV moet David als UBO rapporteren, met vermelding van de eigendomsstructuur via welke hij zeggenschap uitoefent.
Deze scenario’s illustreren dat de UBO-status niet altijd eenduidig is. Het gaat niet alleen om direct aandelenbezit, maar ook om stemrecht, de mogelijkheid om bestuursleden te benoemen en indirecte controle via andere bedrijven of overeenkomsten.
Waarom moet uw Nederlandse bedrijf UBO-gegevens melden?
De verplichting tot UBO-melding vloeit voort uit zowel nationale als EU-brede inspanningen om financiële misdrijven zoals het witwassen van geld en de financiering van terrorisme te bestrijden. Dit is waarom het cruciaal is:
Transparantie: UBO-rapportage vergroot de transparantie in bedrijfsstructuren, waardoor het moeilijker wordt voor illegale activiteiten om zich achter complexe eigendomsregelingen te verschuilen.
Anti-witwaspraktijken (AML): Het is een belangrijk instrument in de strijd tegen het witwassen van geld en helpt autoriteiten geld terug te traceren naar de ware bron.
Belastingontduiking bestrijden: UBO-informatie helpt de belastingdienst ervoor te zorgen dat het juiste bedrag aan belasting door de juiste entiteiten wordt betaald.
Due diligence: Het helpt financiële instellingen en andere bedrijven bij het uitvoeren van een gedegen due diligence-onderzoek naar hun klanten en partners.
EU-naleving: Nederland is als EU-lidstaat verplicht een UBO-register bij te houden als onderdeel van de EU-antiwitwasrichtlijnen.
Welke informatie moet worden gerapporteerd?
Bij het registreren van uw UBO(’s) moet u de volgende gegevens verstrekken:
Volledige naam
Geboortedatum, -plaats en -land
Nationaliteit
Woonadres
BSN (Nederlands Burgerservicenummer) of buitenlands fiscaal identificatienummer
Aard en omvang van het gehouden economische belang
Daarnaast moet u bewijsstukken overleggen die de identiteit van de UBO en de omvang van hun economisch belang aantonen.
Wanneer en hoe moet u UBO-informatie melden?
Alle Nederlandse rechtspersonen, inclusief BV’s, zijn verplicht hun UBO’s te registreren. Dit is wat u moet weten:
Nieuwe bedrijven: Moet UBO-informatie binnen één week na oprichting registreren.
Bestaande bedrijven: Moesten hun UBO’s registreren vóór 27 maart 2022.
Veranderingen: Eventuele wijzigingen in UBO-gegevens dienen binnen één week na het optreden van de wijziging te worden gemeld.
Inschrijving geschiedt via de Kamer van Koophandel (KvK). Bij House of Companies vereenvoudigt ons eBranch-portaal dit proces, begeleidt u bij elke stap en zorgt ervoor dat u aan de regelgeving blijft voldoen.
Gevolgen van niet-naleving
Het niet registreren van UBO-gegevens of het verstrekken van onjuiste gegevens kan ernstige gevolgen hebben:
Boetes tot € 21.750
Mogelijke strafrechtelijke vervolging bij opzettelijke niet-naleving
Reputatieschade en moeilijkheden in zakelijke relaties
Privacyproblemen: wat u moet weten
Hoewel transparantie het doel is, houdt het Nederlandse UBO-register ook rekening met privacykwesties:
Slechts een deel van de UBO-informatie is openbaar toegankelijk.
Gevoelige gegevens zoals BSN-nummers en woonadressen worden niet openbaar gemaakt.
In uitzonderlijke gevallen, waarin publieke toegang de UBO aan een onevenredig groot risico zou blootstellen, kan de toegang worden beperkt.
Hoe House of Companies kan helpen
Het navigeren door de UBO-rapportagevereisten kan complex zijn, vooral voor internationale oprichters. Dat is waar wij binnenkomen:
Deskundige begeleiding: Ons team blijft op de hoogte van de nieuwste UBO-regelgeving en zorgt ervoor dat u hieraan voldoet.
Gestroomlijnde registratie: Ons eBranch-portaal vereenvoudigt het UBO-registratieproces, waardoor het snel en foutloos verloopt.
Voortdurende naleving: Wij helpen u op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen die moeten worden gerapporteerd, door herinneringen en waarschuwingen in te stellen.
Privacybescherming: Wij adviseren over best practices om uw privacy te beschermen en tegelijkertijd te voldoen aan de wettelijke vereisten.
Meertalige ondersteuning: Navigeer door UBO-rapportage in de taal van uw voorkeur, met waar nodig nauwkeurige Nederlandse vertalingen.
Conclusie: transparantie omarmen voor zakelijk succes
Het begrijpen en naleven van de UBO-rapportagevereisten is meer dan alleen een wettelijke verplichting; het is een stap in de richting van het opbouwen van een betrouwbare en transparante zakelijke omgeving. Door uw UBO-gegevens nauwkeurig te rapporteren, draagt u bij aan een veiliger financieel systeem en positioneert u uw bedrijf als een verantwoordelijke speler op de Nederlandse en mondiale markt.
Bij House of Companies doen we er alles aan om dit proces voor u zo soepel mogelijk te laten verlopen. Laat ons de complexiteit van UBO-rapportage afhandelen, zodat u zich kunt concentreren op waar u goed in bent: uw bedrijf laten groeien.
Klaar om ervoor te zorgen dat uw Nederlandse onderneming volledig voldoet aan de UBO-regelgeving? Bezoek vandaag nog ons eBranch-portaal en zet de eerste stap naar moeiteloze UBO-rapportage en -beheer!
Comments