Registratie bij de Deense autoriteiten als werkgever is heel eenvoudig. Het ondersteunt de bedrijfsgroei in Denemarken, maar beschermt werkgevers en werknemers. Deense registraties bieden enkele van de beste mogelijkheden voor bedrijven die bereid zijn hun activiteiten uit te breiden, gezien het gestructureerde systeem dat bedrijven door de noodzakelijke stappen richting registratie leidt.
Wanneer u zich in Denemarken vestigt, zult u een faciliterende omgeving aantreffen waarmee u uw eBranch-activiteiten kunt opzetten zonder dat u een lokale entiteit of PEO nodig heeft. Onze stapsgewijze handleiding begeleidt u vanaf het vestigen van uw zakelijke aanwezigheid tot het beheren van uw personeelsbestand.
Via de gids vindt u wat er nodig is in uw organisatie, met name belastingverplichtingen, arbeidsovereenkomsten en werkplekregels, zodat u beter toegerust bent om te bouwen op een solide basis voor uw bedrijf in Denemarken. Of het nu een multinational is of een zich ontwikkelende startup, deze introductie heeft alles wat nodig is om op de Deense markt te navigeren en te profiteren van de kansen die deze u biedt.
Wettelijke vereisten voor werkgeversregistratie
Het begrijpen van de wettelijke vereisten voor werkgeversregistratie in Denemarken is essentieel voor het starten en runnen van een bedrijf dat aan de regels voldoet. Elke stap legt de basis voor uw het succes van het bedrijf.
Een Deens bedrijfsregistratienummer (CVR) verkrijgen
Het Central Business Register-nummer (CVR) is de unieke identificatiecode van uw bedrijf in Denemarken. Als uw bedrijfsomzet hoger is dan 50.000 DKK, moet u deze registratie verkrijgen. CVR-registratie moet minimaal acht dagen vóór aanvang van de activiteiten plaatsvinden. Dit getal is cruciaal voor:
Internationale handelsactiviteiten
Toegang tot digitale diensten
Belastingrapportage
Registratie van medewerkers
Aanmelden bij de Belastingdienst
Zodra u uw CVR heeft, is het tijd om u te registreren bij SKAT - de Deense douane- en belastingdienst. Het bedrijf belastingtarief bedraagt 22%, wat feitelijk onder het OESO-gemiddelde ligt. SKAT-handvatten:
BTW-registratie
Beheer van belastingbetalingen
Belastinginhouding voor werknemers
Sociale zekerheidsbijdragen
Verplichte verzekeringen instellen
Denemarken neemt de bescherming van werknemers serieus. De verplichte verzekeringsvereisten omvatten:
Soort verzekering | Dekking | Toepasbaarheid |
Arbeiderscompensatie | Ongevallen en werkgerelateerde ziekten | Alle medewerkers (full/parttime) |
Arbeidsmarktverzekering (TTW) | Beroepsziekten | Alle werkgevers |
Professionele schadeloosstelling | Aansprakelijkheid voor adviesdiensten | Specifieke beroepen |
Voertuigaansprakelijkheid | Zakelijke voertuigen | Als het bedrijf voertuigen bezit |
De Workers’ Compensation Insurance is bijzonder belangrijk, omdat deze uw werknemers dekt voor ongevallen tijdens werkuren en tijdens het woon-werkverkeer. Dit geldt zowel voor fulltime medewerkers als voor een paar uur per week.
Voor adviesbedrijven is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering een must, ook als dit binnen uw vakgebied niet wettelijk verplicht is.
Deze verzekeringen zijn essentiële beschermingen die helpen een veilige werkomgeving te creëren voor zowel u als uw werknemers op de Deense markt.
Arbeidsovereenkomsten en arbeidsomstandigheden
Het aangaan van arbeidsovereenkomsten in Denemarken is een belangrijke stap in de richting van naleving van de evenwichtige arbeidswetgeving van het land. De Deense arbeidswetten beschermen werknemers en bieden tegelijkertijd flexibiliteit aan bedrijven, waardoor een ondersteunende werkomgeving wordt bevorderd.
Sleutelelementen van Deense arbeidsovereenkomsten
Arbeidscontracten in Denemarken moeten specifieke details bevatten om duidelijkheid en naleving te garanderen:
Vereist element | Details |
Basisinformatie | Namen en adressen van werkgever en werknemer |
Werkplekdetails | Bedrijfsadres en werklocatie |
Functiespecificaties | Titel, taken en verantwoordelijkheden |
Tijdframes | Startdatum en duur (indien tijdelijk) |
Compensatie | Informatie over salaris, arbeidsvoorwaarden en pensioen |
Werktijden | Dagelijkse en wekelijkse werkschema's |
Opzegtermijnen | Voorwaarden voor beëindiging |
Regeling arbeidstijden en overuren
Denemarken heeft een gestructureerd en werknemersvriendelijk werkschema.
Standaard werkweek: 37 uur, doorgaans van maandag tot en met vrijdag, van 08.00 tot 17.00 uur.
Dagelijkse rustperiode: Minimaal 11 aaneengesloten uren.
Wekelijkse rust: Eén volledige vrije dag na zes aaneengesloten werkdagen.
Maximale wekelijkse uren: 48 uur, inclusief overuren.
Limiet voor nachtwerk: Maximaal 8 uur binnen een periode van 24 uur.
De vergoeding voor overuren is afhankelijk van cao's. Indien er geen afspraken zijn, variëren de tarieven per sector, vaak inclusief 50% extra voor de eerste drie uur en 100% voor extra uren.
Vakantierechten en verlofbeleid
Denemarken biedt een genereus vakantie- en verlofbeleid, wat bijdraagt aan het gevierde evenwicht tussen werk en privéleven.
Jaarlijks verlof: 25 vakantiedagen per jaar, plus 5 extra dagen.
Vakantieopbouw: Werknemers verdienen maandelijks 2,08 vakantiedagen en kunnen deze binnen hetzelfde vakantiejaar (1 september t/m 31 augustus) opnemen.
Piekvakantieperiode: Werknemers kunnen tussen mei en september drie aaneengesloten weken vrij nemen.
Ouderschapsverlof is bijzonder opmerkelijk:
Moeders: 4 weken vóór en 14 weken na de bevalling.
Vaders: 2 weken binnen de eerste 14 weken na de bevalling.
Gedeeld verlof: Ouders kunnen 48 weken extra betaald ouderschapsverlof delen.
Deze arbeidsvoorwaarden vormen de basis voor een soepele bedrijfsvoering en duidelijke verwachtingen, waardoor wederzijdse tevredenheid voor zowel werkgevers als werknemers wordt gewaarborgd.
Loon- en belastingverplichtingen
Navigeren door het Deense belastingstelsel is eenvoudiger dan het lijkt, vooral dankzij het goed gestructureerde en transparante raamwerk. Hier vindt u een gids voor inzicht in de loon- en belastingverplichtingen als werkgever in Denemarken.
Deens inkomstenbelastingstelsel voor werkgevers
Het Deense belastingstelsel bestaat uit meerdere componenten, elk met specifieke tarieven en doeleinden:
Belastingcomponent | Tarief | Opmerkingen |
Arbeidsmarktbelasting (AM-bijdrage) | 8% | Afgetrokken vóór andere belastingen |
Gemeentelijke Belasting | 22,8%-26,3% | Verschilt per gemeente |
Staatsbelasting (lager tarief) | 12,10% | Toegepast boven het heffingsvrije basisbedrag |
Staatsbelasting (hoger tarief) | 15% | Inkomen overschrijden 552.500 DKK jaarlijks |
De totale belastingdruk kan hoger zijn dan 50%, maar de efficiënte systemen van Denemarken maken het omgaan met deze verplichtingen beheersbaar, zelfs voor virtuele kantoren of eBranch-opstellingen.
Socialezekerheidsbijdragen
Het socialezekerheidsstelsel van Denemarken wordt door belastingen gefinancierd, wat leidt tot lagere werkgeversbijdragen in vergelijking met andere Europese landen.
Bijdrage | Jaarlijkse kosten per werknemer |
ATP (Arbeidsmarktpensioen) | 2.376 DKK |
AUB (Opleidingsfonds) | Ongeveer. 2.791 DKK |
Moederschapsfonds | 1.350 DKK |
Verzekering voor arbeidsongevallen | Verschilt per branche |
Deze bijdragen kunnen naadloos worden beheerd, zelfs zonder fysieke lokale aanwezigheid, dankzij de gestroomlijnde digitale systemen van Denemarken.
Vereisten voor rapportage en inhouding
Werkgevers in Denemarken spelen een essentiële rol bij het waarborgen van de naleving van de belastingregels. Dit zijn jouw voornaamste verantwoordelijkheden:
Maandelijkse verplichtingen
Inhouding inkomstenbelasting (A-belasting): Trek belastingen rechtstreeks af van de salarissen van werknemers.
Rapporteer aan SKAT: Gebruik het online e-filingsysteem om loongegevens in te dienen.
Betaal ingehouden belastingen: Betalingstermijnen vallen op de 10e van de volgende maand.
Kwartaaltaken
Sociale zekerheidsbetalingen: Verwerken van bijdragen voor ATP, AUB en andere benodigde fondsen.
Belastingkaartbeheer: Werk de gegevens van de belastingkaart van werknemers indien nodig bij.
Aanpassingen achterhouden: Controleer tarieven om nauwkeurigheid te garanderen.
Belastingkaarten
Werknemers verstrekken een belastingkaart die hun inhoudingspercentage bepaalt. Als een medewerker deze niet indient, moet u deze inhouden 55% inkomstenbelasting plus de 8% bijdrage van de arbeidsmarkt.
Digitale naleving
Het e-filingsysteem van Denemarken is een aanzienlijk voordeel voor werkgevers, omdat u de loon- en belastingverplichtingen digitaal kunt afhandelen. Dit is met name gunstig voor bedrijven die via virtuele kantoren of eBranch-opstellingen, omdat het de noodzaak van een fysieke lokale entiteit of een professionele werkgeversorganisatie (PEO) elimineert.
Door deze belasting- en loonstructuren te begrijpen, kunnen werkgevers de naleving ervan handhaven en positieve werknemersrelaties bevorderen, terwijl de efficiënte onlinesystemen van Denemarken de administratie soepel en probleemloos maken.
Gezondheids- en veiligheidsvoorschriften
Veiligheid op de werkplek wordt in Denemarken serieus genomen en de aanpak van het land op het gebied van de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften is zowel alomvattend als toegankelijk. Hier vindt u een overzicht van hoe u aan de regelgeving kunt blijven voldoen en een veilige omgeving kunt creëren wanneer u zich als werkgever in Denemarken registreert.
Veiligheidsnormen op de werkplek
De Deense Arbeidsomgevingsautoriteit, opererend onder het Ministerie van Werkgelegenheid, is verantwoordelijk voor het toezicht op de veiligheid op de werkplek in Denemarken. Zelfs met een virtueel kantoor moeten werkgevers hun richtlijnen volgen:
Aantal werknemers | Vereiste veiligheidsconfiguratie |
1-4 medewerkers | Basisveiligheidssamenwerking |
5+ medewerkers | Gezondheids- en veiligheidsorganisatie (AMO) |
35+ medewerkers | AMO + Veiligheidscommissie |
De focus ligt op preventie, waarbij de eisen variëren afhankelijk van de bedrijfsgrootte.
Gezondheidscontroles en verzekeringen voor werknemers
Wanneer u zich registreert als werkgever in Denemarken, moet u ervoor zorgen dat:
Verplichte verzekering: Een arbeidsongevallenverzekering is vereist
Gezondheidsonderzoeken: Regelmatige controles voor specifieke functies
Veiligheidstraining: Driedaagse Deense training op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk voor veiligheidsvertegenwoordigers
Deze kunnen worden afgehandeld zonder een lokale entiteit of PEO.
Rapporteren van ongevallen en verwondingen op de werkplek
Werkgevers moeten ongevallen binnen melden 9 dagen als:
De werknemer mist werk na de dag van het ongeval
Het letsel kan aanleiding geven tot schadevergoedingsclaims
Het verzuim duurt langer dan vijf weken
Het rapportageproces is gestroomlijnd:
Bedrijven met Deense CVR: Gebruik het EASY digitale systeem
Buitenlandse dienstverleners: Gebruik RUT-nummer in EASY
Overige: rapportage op papier via Arbeidsmarktverzekeringen
Onmiddellijke acties na een ongeval zijn van cruciaal belang, waaronder het beveiligen van de locatie, het verlenen van eerste hulp en het ondersteunen van gewonde werknemers met schadevergoedingsclaims.
Een arbeidsongevallenverzekering dekt arbeidsongevallen, verwondingen tijdens het woon-werkverkeer, beroepsziekten en incidenten op het gebied van de geestelijke gezondheid.
De Deense Arbeidsmilieuautoriteit kan inspecties uitvoeren om de naleving van veiligheidsmaatregelen, documentatie, opleiding van medewerkers en risicobeoordelingsprocedures te garanderen.
Rechten en bescherming van werknemers in Denemarken
Denemarken onderscheidt zich echt als het gaat om de bescherming van de rechten van werknemers. Als werkgever zult u snel het robuuste wettelijke kader waarderen dat is ontworpen om werknemers in elk aspect van hun werk te beschermen. Of u nu een traditioneel bedrijf runt of via een virtueel kantoor werkt, hier vindt u alles wat u moet weten om te blijven voldoen aan de Deense werknemersrechten en -beschermingen.
Antidiscriminatiewetten
De Deense werkplek is een viering van diversiteit, met robuuste antidiscriminatiewetten die van toepassing zijn op werkgevers, zelfs degenen die via virtuele kantoren of eBranch-opstellingen werken. Deze beschermingen dekken:
Beschermde kenmerken | Beschermingsgebieden |
Geslacht en seksuele geaardheid | Aanwerven, promotie, betalen |
Ras en etnische afkomst | Arbeidsomstandigheden |
Religie en geloof | Opleidingsmogelijkheden |
Leeftijd en handicap | Beëindigingsbeslissingen |
Politieke mening | Behandeling op de werkplek |
De Deense wet inzake gelijke behandeling legt aanzienlijke straffen op voor zowel directe als indirecte discriminatie.
Moederschaps- en vaderschapsverlof
Het Deense ouderschapsverlofsysteem is uitstekend. Met ingang van augustus 2022 zijn de aanspraken:
Moeders ontvangen 4 weken vóór de geboorte en 24 weken erna, met volledige voordelen
Vaders/co-ouders krijgen direct na de geboorte 2 weken 22 weken flexibel verlof, met de mogelijkheid om weken tussen ouders over te dragen
Dit uitgebreide verlofbeleid kan efficiënt worden beheerd via digitale platforms, zelfs zonder lokale entiteit.
Beëindigingsprocedures en ontslagvergoedingen
De Deense wet creëert een evenwicht tussen flexibiliteit van de werkgever en bescherming van werknemers als het gaat om ontslag:
Opzegtermijnen op basis van de diensttijd:
0-6 maanden: 1 maand opzegtermijn
6 maanden-3 jaar: 3 maanden
3-6 jaar: 4 maanden
6-9 jaar: 5 maanden
9+ jaar: 6 maanden
Ontslagvergoeding:
12-17 dienstjaren: Eén maandsalaris
Meer dan 17 dienstjaren: Drie maanden salaris
Werknemers worden ook beschermd tegen onredelijk ontslag in verband met zwangerschap, ouderschapsverlof, lidmaatschap van een vakbond, klachten en arbeidsongeschiktheid.
Bij ontslag op grond van prestaties is vóór het ontslag een schriftelijke waarschuwing vereist. Goede documentatie is essentieel, die efficiënt kan worden beheerd via digitale HR-processen, zelfs in een virtueel kantoor of eBranch-opstelling.
Nalevingsmonitoring en -audits
Navigeren door het compliancelandschap in Denemarken is eenvoudiger dan u zou denken. Het Deense systeem is grondig, eerlijk en met de juiste aanpak beheersbaar. Laten we een duik nemen in de opwindende wereld van nalevingsmonitoring en audits in Denemarken!
Vereisten voor het bijhouden van gegevens
Beginnend over Juli 2024Denemarken introduceert strengere regels voor het bijhouden van werkuren, en geloof me, het draait allemaal om eenvoud en efficiëntie. U moet de volgende belangrijke documenten bijhouden:
Documenttype | Bewaartermijn | Formaat |
Gegevens over werktijden | 5 jaar | Digitaal/fysiek |
Personeelsgegevens | Duur van het dienstverband | Toegankelijk systeem |
Veiligheidsdocumentatie | Minimaal 5 jaar | Georganiseerde bestanden |
Belastinggegevens | 5 jaar | Digitaal formaat |
Als uw bedrijf dat heeft ruim 50 medewerkers, moet u ook het volgende bewaren:
Werkregels waarin de technische organisatie wordt beschreven
Prestatie-indicatoren
Beloningssystemen
Veiligheids- en hygiëneprotocollen
Het geweldige nieuws? Met een virtuele kantoorinrichting (eBranch) kunt u dit allemaal beheren digitaal. Geen stapels papier of stoffige archiefkasten meer; alles kan online worden gevolgd en opgeslagen in een toegankelijk systeem.
Arbeidsinspecties
Laten we het nu hebben over inspecties. De Deense Arbeidsomgevingsautoriteit (DWEA), die de welzijnsstrijders op de werkplek graag noemen, zullen inspecties uitvoeren om er zeker van te zijn dat u zich aan de regels houdt. Zelfs met een team op afstand of een virtueel kantoor bent u nog steeds onderworpen aan deze controles.
Soorten inspecties:
Regelmatige vertoningen: Basisgezondheids- en veiligheidscontroles om er zeker van te zijn dat alles aan de norm voldoet.
Gedetailleerde inspecties: Deze duiken dieper in op specifieke kwesties zoals gevaarlijke materialen of een gebrek aan veiligheidsmaatregelen.
Vervolgbezoeken: Na een eerste inspectie komt DWEA terug om te controleren of de vereiste verbeteringen zijn aangebracht.
Gezamenlijke operaties: Deze inspecties worden gecoördineerd met de belastingdienst en de politie, voor een uitgebreider toezicht.
Het fascinerende aan DWEA-inspecteurs is dat ze aanzienlijke bevoegdheden hebben:
Zonder gerechtelijk bevel kunnen zij uw pand betreden.
Interview alle werknemers over de omstandigheden op de werkplek.
Monsters nemen voor analyse (veiligheidscontroles, luchtkwaliteit, enz.).
Fotografeer de arbeidsomstandigheden en bekijk de documentatie ter plekke.
Sancties voor niet-naleving
De Deense autoriteiten nemen de naleving serieus, maar zijn ook redelijk. Hier volgt een overzicht van mogelijke boetes als de zaken niet in orde zijn:
Financiële gevolgen:
Administratieve boetes voor duidelijke overtredingen
De politie meldt ernstige overtredingen
Tijdelijke beperkingen op operaties
Mogelijk verlies van uw arbeidscertificering
De Deense autoriteit voor de werkomgeving volgt een gestructureerde aanpak van handhaving, met de nadruk op het helpen van bedrijven bij het verbeteren van de naleving voordat er zware straffen worden opgelegd:
Reactie op het eerste niveau:
Verbeteraankondigingen met duidelijke deadlines.
Begeleiding en ondersteuning om bedrijven te helpen problemen op te lossen.
Een mogelijkheid voor vrijwillige naleving (voordat sancties worden overwogen).
Escalatiemaatregelen:
Onmiddellijke stopzetting van het werk bij ernstige veiligheidsovertredingen.
Verplichte adviesvereisten om lacunes in de naleving aan te pakken.
Administratieve boetes als vrijwillige naleving niet wordt bereikt.
Ernstige overtredingen:
Strafrechtelijke vervolging als de overtredingen ernstig genoeg zijn.
Aanzienlijke financiële sancties.
Beperkingen op de bedrijfsvoering.
Wat ik bijzonder mooi vind aan het Deense systeem is de probleemoplossende afspraken. Als DWEA een nalevingsprobleem constateert, werken zij met u samen om het op te lossen, in plaats van onmiddellijk boetes op te leggen. Hierdoor voelt het hele proces meer als een partnerschap dan als een straf.
Naleving voor virtuele kantoren en e-filialen
Als u een virtueel kantoor of een eBranch heeft, hoeft u zich geen zorgen te maken: compliance is nog steeds zeer goed haalbaar. Het Deense systeem vereist niet dat u een lokale fysieke entiteit heeft om naleving te handhaven. Zolang u over solide systemen en processen beschikt, kunt u alle benodigde gegevens beheren en voorbereid zijn op inspecties, zelfs zonder een fysiek kantoor.
Daarnaast biedt de Klachtencommissie Arbo een beroepsmogelijkheid. Als u vindt dat u ten onrechte bent gestraft, kunt u uw zaak ter beoordeling aan hen voorleggen.
Het handhaven van naleving in Denemarken is eenvoudig als u georganiseerd blijft en de regels volgt. Met behulp van de digitale infrastructuur van Denemarken kunt u alle benodigde gegevens bijhouden en inspecties naadloos beheren. Het beste deel? De autoriteiten houden zich niet alleen bezig met het opleggen van sancties; ze zijn er ook om u te begeleiden bij het naleven ervan. Het is een systeem dat is gebouwd op samenwerking, en met de juiste voorbereiding zul je er geen moeite mee hebben om op koers te blijven.
Met een goed onderhouden administratie en een proactieve benadering van inspecties fietst u dus soepel de nalevingsweg af, net als een goed geoliede Deense fiets!
Conclusie
De ongecompliceerde, ordelijke, ‘digital-first’-aanpak die het Deense werkgeversregistratiesysteem biedt, stroomlijnt het proces voor buitenlandse bedrijven. De naties mix van open beleid, bescherming van werknemers en effectief beleid belastingsystemen maakt buitenlandse bedrijven welkom. Bedrijven kunnen gemakkelijk aan de regelgeving blijven voldoen, zelfs zonder fysieke aanwezigheid in Denemarken, door de zakelijke vereisten te beheren met behulp van digitale platforms, waardoor de naleving behouden blijft. Dit maakt de Deense markt een zeer gewilde plek voor groeiende bedrijven.
De Deense aanpak is bedoeld om bedrijven te helpen en tegelijkertijd ethische werknormen te garanderen. Goed gedefinieerd beleid, solide werknemersrechten en een sterke digitale infrastructuur die een eenvoudig en snel beheer van administratieve taken mogelijk maakt, helpen werkgevers. De toewijding van Denemarken aan creativiteit en digitale oplossingen garandeert dat, met moderne digitale hulpmiddelen, zelfs de moeilijkste klusjes – zoals het bijhouden van gegevens en het toezicht op de naleving – beheersbaar en toegankelijk zijn.
Als u uw weg naar de Deense markt begint door u als werkgever te registreren via eBranch, krijgt u snel en veilig toegang tot deze actieve zakenwereld. Door zich te concentreren op het respecteren van het gevestigde beleid van Denemarken kunnen bedrijven een goede verstandhouding opbouwen met medewerkers en autoriteiten. Registreer u nu voor een gratis proefperiode en begin uw zelfverzekerde weg naar de Deense markt, wetende dat succes verankerd is in compliance, openheid en het ontwikkelen van solide, wederzijds voordelige relaties.
Comments